Обязанности приемной комиссии вуза. Приёмная комиссия ВУЗов

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Введение

§2 Работа с посетителями в приемной

§3 Ведение деловых бесед

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

§5 Взаимоотношения с руководителем

§6 Взаимоотношения в коллективе

§7 Виртуальный офис

Заключение

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" .

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" . Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря . Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества .

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ

Федерально го государственно го бюджетно го образовательно го учреждени я высшего образования

«Севастопольский государственный университет»

Севастополь, 2015

І. Общ ие положения

1.1. Приемная комиссия федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее - Приемная комиссия) - рабочий орган федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее Севастопольский государственный университет или СевГУ), который создается для проведения приема поступающих на обучение. Срок полномочий приемной комиссии составляет один год.

Приемная комиссия работает на основе демократичности, прозрачности и от-открытости в соответствии с законодательством Российской Федерации, приказа Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 июля 2014 г. №839 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год» (далее − Порядок приема в вузы), Правил приема в Севастопольский государственный университет на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год (далее - Правила приема), Устава СевГУ и положения о Приемной комиссии.

1.2. Положение о Приемной комиссии утверждается ректором СевГУ.

1.3. Состав приемной комиссии утверждается приказом ректора СевГУ, который является председателем приемной комиссии.

Председатель приемной комиссии несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление им своих функций.

В состав приемной комиссии входят:

заместитель (заместители) председателя Приемной комиссии;

ответственный секретарь Приемной комиссии;

заместители ответственного секретаря Приемной комиссии;

члены приемной комиссии;

Заместителями председателя Приемной комиссии назначается первый проректор или проректор по научно-педагогической работе.

Ответственный секретарь приемной комиссии и его заместители назначаются приказом ректора СевГУ из числа ведущих научно-педагогических (педагоги-ческих) работников СевГУ.

Одно и то же лицо может быть ответственным секретарем не более трех лет подряд.

Членами приемной комиссии являются директора институтов (заместители директоров) входящих в состав СевГУ, а также могут назначаться ведущие научно-педагогические (педагогические) работники институтов СевГУ.

В состав приемной комиссии, а также в составы отборочных, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, а также апелляционной комиссии не позволяется вводить лиц, дети которых поступают в Севастопольский государственный университет в текущем году.

Список работников, допускаемых к работе для обеспечения деятельности Приемной комиссии и ее подразделений, утверждается приказом ректора СевГУ из числа научно-педагогических (педагогических) работников и учебно-вспомогательного персонала СевГУ.

Приказ об утверждении состава Приемной комиссии издается ректором Севастопольского государственного университета до конца февраля месяца каждого года.

1.4. Для выполнения возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление ею своих функций в соответствии с приказом ректора СевГУ образуются такие подразделения Приемной комиссии:

отборочная комиссия (отборочные комиссии - в случае необходимости);

предметные экзаменационные комиссии;

профессиональные экзаменационные комиссии;

апелляционная комиссия (апелляционные комиссии);

Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Предметные экзаменационные комиссии (или комиссии для проведения собеседований, или другие подразделения, которые отвечают за проведение вступительных испытаний) образуются в случаях, предусмотренных Порядком приема для проведения конкурсных вступительных испытаний при поступлении на обучение по образовательно-квалификационному уровню бакалавра на основе полного общего среднего образования. Допускается включать в состав этих комиссий работников других учебных заведений, научно-исследовательских учреждений.

Профессиональные экзаменационные комиссии (или другие подразделения, которые отвечают за проведения вступительных испытаний) образуются для проведения конкурсных вступительных экзаменов для поступления на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней. Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Апелляционная комиссия создается для рассмотрения апелляций абитуриентов. Председателем апелляционной комиссии назначается один из проректоров СевГУ, которой не является членом предметных или профессиональных экзаменационных комиссий. При приеме на обучение на основе полного общего среднего образования состав апелляционной комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников СевГУ и учителей системы общего среднего образования региона, которые не являются членами предметной экзаменационной комиссии, комиссии для проведения собеседований СевГУ.

При приеме на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней бакалавра, специалиста состав апелляционных комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников высших учебных заведений и научных учреждений Российской Федерации.

Апелляционные комиссии могут образовываться в структурных подразделениях. Председателем апелляционной комиссии обособленного структурного подразделения назначается один из заместителей руководителя этого подразделения.

Порядок работы экзаменационных и апелляционной комиссий определяется отдельным положением, которое утверждает председатель приемной комиссии.

Отборочная комиссия образуется, в случае необходимости, для профориентационной роботы, приема документов, оформления личных дел абитуриентов, а также для выполнения других функций, связанных с приемом, и возложенных на нее Приемной комиссией. В институтах могут образовываться несколько отборочных комиссий, которые работают под руководством Приемной комиссии. В случае необходимости могут образовываться выездные отборочные комиссии, порядок работы которых устанавливается Приемной комиссией.

В состав отборочных комиссий входят председатель - директор института (заместитель директора), ответственный работник отборочной комиссии института, научно-педагогические (педагогические) работники и учебно-вспомогательный персонал СевГУ, количество которых устанавливается исходя из потребности отборочной комиссии.

Приказ об утверждении состава отборочных комиссий, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и издается ректором Севастопольского государственного университета не позднее 1 марта, года проведения вступительной кампании.

1.5. Состав приемной комиссии и ее подразделений, за исключением лиц, которые входят в них в соответствии с должностными обязанностями, ежегодно обновляется не менее чем на треть.

Іі. Основные задачи и обязанности Приемной комиссии

2.1. В соответствии с Порядком приема, Уставом СевГУ, имеющейся лицензий (сертификатов об аккредитации) Приемная комиссия разрабатывает Правила приема, которые утверждаются ректором СевГУ.

2.2. Приемная комиссия:

обеспечивает информирование поступающих, их родителей и общественность по всем вопросам поступления в СевГУ;

организует прием заявлений и документов, принимает решение о допуске поступающих к участию в конкурсе (к участию во вступительных испытаниях);

координирует деятельность всех подразделений СевГУ по подготовке и проведению конкурсного отбора;

организует и проводит консультации по вопросам поступления на обучение и выбора направления (специальности), что наиболее соответствует способностям, склонностям и уровню подготовки лица, решившего поступить в СевГУ;

осуществляет контроль за работой всех подразделений Приемной комиссии, рассматривает и утверждает их решения;

организует и контролирует деятельность технических, информационных и бытовых служб по созданию условий для проведения вступительной кампании;

принимает решение о зачислении поступающих по различным формам обучения и источникам финансирования.

2.3. Решения Приемной комиссии принимаются в присутствии не менее двух третей состава Приемной комиссии простым большинством голосов и своевременно доводятся до сведения поступающих.

Решения приемной комиссии оформляются протоколами, которые подписывает председатель и ответственный секретарь приемной комиссии.

Iіі. Организация работы приемной комиссии

3.1. Прием заявлений и документов поступающих проводится в сроки, предусмотренных Порядком приема и Правилами приема и регистрируется в прошитом, с пронумерованными страницами и скрепленном печатью СевГУ или печатью соответствующего структурного подразделения СевГУ журнале регистрации заявлений абитуриентов, в котором указываются следующие данные поступающего:

порядковый номер, номер личного дела, дата приема документов;

фамилия, имя и отчество;

адрес проживания (адрес регистрации);

пол, дата рождения;

название учебного заведения, выдавшего документ об образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер, серия, дата выдачи документа о полученном образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер сертификата (сертификатов) единого государственного экзамена;

количество баллов по конкурсным предметам, определенным правилами приема для поступления на избранное направление (специальность);

информация о документах поступающего, дающих особые права при поступлении;

причины, по которым поступающему отказано в участии в конкурсе и зачислении на учебу.

В случае необходимости Приемная комиссия может принять решение о внесении в журнал регистрации заявлений абитуриентов дополнительных сведений об абитуриенте.

Абитуриенту выдается расписка о приеме его документов за подписью работника отборочной комиссии, скрепленной печатью приемной комиссии.

Отказ в регистрации заявления поступающего не допускается, кроме случаев отсутствия документов предусмотренных Правилами приема для регистрации абитуриента.

При регистрации заявлений абитуриентов с использованием автоматизированных систем учета, страницы журнала регистрации распечатываются в конце рабочего дня, каждая страница визируется ответственным секретарем Приемной комиссии (его заместителем), нумеруется и подшивается в журнал. После окончания приема документов журнал регистрации заявлений абитуриентов визируется подписями председателя Приемной комиссии (заместителя председателя) и ответственного секретаря и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

В журнале регистрации заявлений абитуриентов не допускаются исправления, зачеркивание и пропуски строк. В случае наличия таких, делается соответствующая отметка, визируется ответственным секретарем (его заместителем) и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

3.2. Приемная комиссия принимает решение о допуске поступающего к участию в конкурсе, в случае выполнения им требований Правил приема и сообщает об этом поступающему в письменной или в другой, установленной Приемной комиссией, форме.

3.3. Для проведения вступительных испытаний вузом, в порядке регистрации документов, формируются экзаменационные группы. В соответствии с формированием групп, поступающему сообщается к какой группе он относится для прохождения экзаменов, собеседований и других форм вступительных испытаний.

Количество поступающих в экзаменационных группах не должно превышать ранее запланированного. Лицам, допущенным к сдаче вступительных испытаний, выдается экзаменационный лист вступительных испытаниям установленной формы.

3.4. Расписание вступительных испытаний, проводимых СевГУ, утверждается председателем Приемной комиссии и обнародуется путем размещения на веб - сайте СевГУ и информационном стенде приемной комиссии не позднее чем за три дня до начала приема заявлений и документов для поступления на обучение по соответствующим образовательно-квалификационным уровням и формам обучения.

3.5. Копии документов и фотографии не зачисленных поступающих, не полученные ими, а также их экзаменационные работы хранятся в течение одного года, после чего уничтожаются по акту.

Желая быть современными, отечественные наниматели очень часто заимствуют наименования должностей из зарубежной практики, чаще всего российской. К примеру, в последнее время можно встретить такие новые должности, как «офис-менеджер» или «секретарь-ресепшионист», которых, увы, мы пока не найдем в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (далее - ЕКСД).

Между тем российские квалификационные справочники и классификаторы давно носят рекомендательный характер. В то время как белорусское законодательство, а именно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) содержит строго требование о том, что наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь. В свою очередь, и в п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД), говорится о том, что ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

О неприятных правовых последствиях, которые могут возникнуть в связи с нарушением вышеуказанных требований законодательства, мы писали в предыдущем номере нашего журнала и здесь повторяться не будем. Однако настоятельно советуем: прежде чем вносить должность секретаря в штатное расписание организации и делать в трудовой книжке работника запись о приеме на работу, стоит изначально заглянуть в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-2009), утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, и убедиться, что такая должность предусмотрена этим документом, а затем уточнить по ЕКСД, соответствуют ли обязанности вашего секретаря той должности, которую вы ему подобрали.

ОКРБ 006-2009 предусмотрено более десятка должностей, в наименовании которых присутствует слово «секретарь». Среди них есть такое, например, как «Секретарь президиума», «Секретарь ученого совета» или «Секретарь судебного заседания». Нас же интересуют те секретари, без которых невозможна работа офиса, канцелярии, приемной руководителя и т.п. Должностные обязанности таких секретарей, а также квалификационные требования к данным должностям изложены в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с многочисленными изменениями и дополнениями, последнее из которых внесено постановлением от 03.09.2012 № 95).

Секретарь приемной руководителя

ВНИМАНИЕ: изложенная здесь информация несколько устарела, об изменениях см. !

Секретарь приемной руководителя (код должности по ОКРБ 006-2009–24690), пожалуй, самая распространенная секретарская профессия. Однако нельзя не заметить то, что исходя из самого наименования должности для ее введения в штатное расписание необходимо наличие в организации не только руководителя, но и приемной. Правда, насколько это необходимо, мы утверждать не беремся.

Данная должность относится к категории специалистов и не категорируется. Согласно ЕКСД в должностные обязанности секретаря приемной руководителя входит осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Секретарь приемной руководителя осуществляет также следующие функции:

принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;
ведет контрольно-регистрационную картотеку;
обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
копирует документы на персональном ксероксе;

Для качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей секретарь приемной руководителя должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В соответствии с квалификационными требованиями ЕКСД на должность секретаря приемной руководителя может быть назначено лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Секретарь-референт

Должность секретаря-референта (код должности по ОКРБ 006-2009–24692) также относится к категории специалистов, однако ЕКСД предъявляет к ней более высокие требования по сложности функциональных обязанностей и уровню подготовки.

Секретарь-референт в соответствии со своими должностными обязанностями организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы); рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя; ведет делопроизводство; подготавливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, классифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье; обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам, а также:

контролирует своевременное исполнение документов;
готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы);
осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации;
организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений;
готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем;
обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени;
ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь-референт согласно требованиям ЕКСД должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали; правила составления деловых писем; приемы и методы ведения переговоров и протокола; руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; 1–2 иностранных, русский и белорусский языки; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы общей социальной психологии, этики, эстетики; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

К должности секретаря-референта ЕКСД предъявляет следующие квалификационные требования: высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы. По данной должности категорирование также не предусмотрено.

Помощник руководителя

В данном контексте будет логичным упомянуть и такую должность, как «помощник руководителя организации» (код должности по ОКРБ 006-2009–24347), которая по своим функциональным обязанностям значительно схожа с секретарской, но отличается от последней более высокой сложностью функциональных обязанностей. Хотя данная должность также относится к категории специалистов, ее часто считают пиком секретарской карьеры.

Согласно ЕКСД помощник руководителя выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя; осуществляет информационно-техническую работу с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью; подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения; участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принимает меры по его соблюдению, а также выполняет следующие функции:

осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр.; организацию встреч, совещаний, переговоров и пр.);
сопровождает руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий;
ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;
осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, СМИ для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя;
по поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение;
осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю;
получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;
контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;
выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;
выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Помощник руководителя организации должен знать: нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики; внутреннюю и внешнюю политику организации; профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации; структуру и оборудование современного офиса; принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях; принципы и методы управления; организацию делопроизводства, связей с общественностью, СМИ; основы этики и эстетики; порядок делового общения; порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, организации труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Согласно квалификационным требованиям ЕКСД лицо, назначаемое на должность помощника руководителя организации, должно иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы. Категории по данной должности ЕКСД также не предусматривает.

Секретарь. Просто секретарь…

До недавнего времени в справочниках и классификаторах существовала такая должность, как «секретарь-машинистка». В отличие от вышеперечисленных относилась она к категории других служащих (технических исполнителей), поэтому и тарифицировалась значительно ниже.

Пожалуй, не стоит объяснять, почему в последнее время эта должность не пользовалась популярностью и встретить ее было практически невозможно даже в самых захудалых организациях. Не сказать, чтобы оперативно, но законодатель, тем не менее, отреагировал на новые веяния и разделил эту должность на две: секретарь и машинистка. Про последнюю говорить не будем, поскольку она по характеристике своих должностных обязанностей никак не относится к нашей сегодняшней теме.

А вот что касается должности «секретарь» (код по ОКРБ 006-2009–24658), то нужно отметить, что ее появление в ЕКСД вполне оправдано. К слову, применение этой должности будет вполне к месту, когда в организации нет как таковой приемной руководителя и название «секретарь приемной руководителя» вызывает сомнения, о чем говорилось выше. Или как, к примеру, назвать человека, который сидит в приемной заместителя руководителя организации, или в приемной руководителя структурного подразделения? Вот тут как раз и нужен просто секретарь.

Секретарь в соответствии с должностными обязанностями, прописанными в ЕКСД, выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений), в том числе:

собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;
при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;
передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;
принимает документы на подпись руководителю;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;
обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

ЕКСД установлено, что секретарь должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

На должность секретаря может назначаться лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Еще раз обратим внимание читателей, что эта должность относится к категории 3 - «Другие служащие» - и она должна тарифицироваться ниже, чем все перечисленные раньше, которые относятся к категории 2 - «Специалисты». Иными словами, «секретарь» на ступеньку ниже, нежели «секретарь приемной руководителя».

Возможно, отечественные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы наименования должностей, отстают от жизни, что вполне естественно, так как нормы права, регулирующие определенные отношения, появляются только после появления самих отношений. Не исключено, что в должностных обязанностях вышеперечисленных профессий не предусмотрены все функции современного секретаря, либо перечисленные функции не соответствуют текущему моменту. Тем не менее при наименовании должностей следует придерживаться требований законодательства о соответствии этих наименований квалификационным справочникам и классификаторам.

Перечень лекций

1. Прием пациента в стационар.

2. Медикаментозное лечение в сестринской практике.

3. Питание и кормление пациента.

4. Личная гигиена пациента и сестринский уход за тяжелобольными и неподвижными пациентами.

Лекция № 1 Тема «Прием пациента в стационар»

Цели

Образовательная: Ознакомить с устройством, функцией приемного отделения и должностными обязанностями медсестры приемного отделения и документацией.

Развивающая: Способствовать формированию ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

Воспитательная: способствовать формированию ОК 11. Быть готовым брать на себя нравственные обязательства по отношению к природе, обществу и человеку.

План

1. Устройство и функции приемного отделения.

2. Документация приемного отделения.

3. Пути госпитализации пациента в стационар.

4. Противопедикулезные мероприятия.

5. Антропометрия.

УСТРОЙСТВО ПРИЕМНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

1. Зал ожидания - для пациентов, их сопровождающих. Здесь должно быть достаточное количество стульев, кресел, телефон справочной службы больницы.

2. Кабинет дежурной медсестры - здесь производится регистрация поступающих пациентов, оформление необходимой документации.

3. Смотровые кабинеты - для осмотра пациентов врачами (терапевт, хирург, гинеколог).

4. Процедурный кабинет.

5. Перевязочная, малая операционная.

6. Санпропускник - для санитарной обработки пациентов (ванна, комната для переодевания).

7. Изолятор с отдельным санузлом - для пациентов с неясным диагнозом.

8. Рентгенкабинет.

9. лаборатория.

10. Санузел.

Функции приемного отделения

1. Прием и регистрация пациентов.

2. Осмотр, первичное обследование пациентов, предварительный диагноз (т.н. «диагноз приемного отделения»).

3. Оказание квалифицированной медицинской помощи.

4. Санитарно-гигиеническая обработка вновь поступивших пациентов.

5. Транспортировка пациентов в лечебные отделения больницы.

Пути госпитализации пациентов в стационар могут быть различны.

В центральное приемное отделение пациентов доставляют:

Машиной скорой медицинской помощи при возникновении острого или обострении хронического заболевания, несчастного случая или травмы, требующих квалифицированного экстренного лечения в условиях стационара;

По направлению участкового врача поликлиники или амбулатории в случае неэффективности лечения в домашних условиях (так называемая плановая госпитализация). В зависимости от тяжести состояния пациенты могут являться в приемное отделение самостоятельно, или их доставляет санитарный транспорт;

Переводят из других лечебных и профилактических учреждения по договоренности с администрацией больницы;

Без какого-либо направления лечебно-профилактического учреждения на госпитализацию, если человеку стало плохо на улице, недалеко от больницы, и он самостоятельно обратился в приемное отделение. Такая госпитализация называется «самотеком».

Всю медицинскую документацию оформляет сестра приемного отделения после осмотра пациента врачом и решения о его госпитализации в данное лечебное учреждение, или амбулаторного приема. Медицинская сестра измеряет температуру тела пациента и записывает сведения о пациенте в «Журнал учета приема больных (госпитализации) и отказа от госпитализации» (форма № 001/у): фамилия, имя, отчество пациента, год рождения, данные страхового полиса, домашний адрес, откуда и кем доставлен, диагноз направившего учреждения (поликлиника, «скорая помощь»), диагноз приемного отделения, а также в какое отделение направлен.

Кроме регистрации пациента «Журнал учета приема больных», сестра оформляет титульный лист «Медицинской карты стационарного больного» (форма № 003/у). На нем записывают практически те же сведения о пациенте, что и в «Журнале госпитализации», регистрируют данные страхового полиса, паспортные данные (в случае плановой госпитализации он обязателен при приеме пациента). Здесь следует записать контактные телефоны пациента или его ближайших родственников.

В некоторых лечебных учреждениях, внедряющих в практику сестринский процесс, в приемном отделении сестра проводит первичную оценку состояния пациента и заполняет соответствующую документацию (в зависимости от избранной модели сестринского дела).

Заполнение паспортной части и лицевой стороны «Статистической карты выбывшего из стационара» (форма № 006/у) также входит в обязанности сестры приемного отделения.

Медицинскую карту стационарного больного с вложенными в нее направлением на госпитализацию врача поликлинического учреждения или сопроводительным листом «скорой помощи», а также «Статистической картой выбывшего из стационара», температурным листом сестра передает врачу.

Если пациент доставлен в приемное отделение в состоянии средней тяжести, то кроме оформления перечисленной документации, сестра приемного отделения обязана оказать пациенту первичную доврачебную помощь в пределах своей компетентности (остановка наружного кровотечения, сердечно-легочная реанимация , удаление инородного тела при закупорке дыхательных путей и т.п.). Оказывая помощь, она должна послать кого-нибудь за врачом.

Если пациент не в состоянии сообщить сведения , необходимые для регистрации, их можно получить у сопровождающих его лиц и/или медицинского персонала скорой медицинской помощи. Дополнить или уточнить сведения о пациенте можно после улучшения состояния его здоровья. Если у тяжелобольного пациента есть документы и/или ценности, сестра принимает их на хранение, составляя соответствующую опись в двух экземплярах. Один остается в «Медицинской карте стационарного больного», другой - у пациента. Документы и ценности пациента, находящегося в бессознательном состоянии и доставленного «скорой помощью», принимают по описи, сделанной в сопроводительном листе персоналом «скорой помощи».

Если человека доставили в приемное отделение с улицы в бессознательном состоянии и без документов, сестра приемного отделения после осмотра врачом, оказания экстренной помощи и заполнения необходимой документации, обязана позвонить в отделение милиции по месту происшествия, указав приметы поступившего (пол, приблизительный возраст, рост, телосложение), описав одежду. Во всех документах до выяснения личности пациент числится «неизвестным». В «Журнале телефонограмм», помимо текста, даты и времени ее передачи, указывается, кем она принята.

При поступлении пациента в отделение реанимации (минуя приемное отделение) оформление необходимой документации производит сестра отделения реанимации с последующей регистрацией пациента в приемном отделении (соответствующие сведения заносят в «Журнал госпитализации»).

Если пациент доставлен в лечебное учреждение по поводу внезапного заболевания, возникшего вне дома, особенно угрожающего его жизни, а также в случае смерти пациента, сестра приемного отделения обязана дать телефонограмму родственникам, сделав соответствующую запись в «Журнале телефонограмм». Так же следует поступить при госпитализации (переводе) пациента в другое лечебное учреждение.

Если после осмотра и наблюдения пациента врачом данных для госпитализации нет, пациента отпускают домой, о чем делают запись в «Журнале отказов от госпитализации» (форма журнала та же, что и «Журнала учета приема больных» - № 001/у).

Основные сведения о пациентах, которым в приемном отделении была оказана амбулаторная помощь, медицинская сестра приемного отделения записывает в «Журнал регистрации амбулаторных больных» (форма № 074/у).

По окончании дежурства сведения обо всех госпитализированных и находящихся в диагностических палатах приемного отделения пациентах сестра заносит в Алфавитную книгу (для справочной службы): указывает фамилию, имя, отчество, год рождения, дату поступления в отделение, куда направлен пациент.

После осмотра пациента врачом часто возникает необходимость в дополнительных инструментальных или лабораторных клинических исследованиях, а также в консультации другого специалиста (невропатолога, хирурга, травматолога и т.д.). Вызов лаборанта, а также специалистов для уточнения диагноза - это же входит в обязанности сестры центрального приемного отделения.

После регистрации пациент направляется в смотровой кабинет для осмотра врачом и постановки диагноза. Если диагноз не ясен, врач может назначить дополнительные исследования (лабораторные, эндоскопические, УЗИ ) или консультацию узкого специалиста. Дежурный врач решает, в какое отделение должен быть направлен пациент. Если диагноз остается неясным, пациента после санитарной обработки помещают в диагностическую палату приемного отделения, где обследуют, наблюдают, диагностируют, а затем направляют в соответствующее отделение. Пациенту, не нуждающемуся в стационарном лечении, оказывают помощь, направляют на лечение в поликлинику по месту жительства.

Результаты осмотра , обследования, назначения врача, а также характер санитарной обработки и вида транспортировки пациента вписываются врачом в историю болезни пациента. После осмотра пациента врачом и оценки его состояния он переводится в другое помещение, где проводится санитарная обработка пациента: осмотр волосистой части головы на педикулез, кожи «на наличие гнойничковой сыпи, верхних и нижних конечностей на наличие грибковых заболеваний». В зависимости от состояния, пациенту назначают гигиеническую ванну, душ или обтирание наиболее загрязненных участков кожи, а также производят антропометрические измерения, измерение температуры тела, с целью оценки функционального состояния и профилактики внутрибольничной инфекции.

Осмотрев пациента , врач записывает в «Медицинскую карту стационарного больного» результаты осмотра, назначенное лечение, а на титульном листе указывает способ санитарной обработки и транспортировки, наименование или номер отделения.