Какой порядок заполнения путевых листов - образец, бланк. Путевой лист легковой автомобиль печать бланк путевого листа образец печатная форма
При планировании, управлении, учете и организации перевозок грузов или пассажиров автотранспортом в соответствии с Инструкцией “О порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом” обязательно использование путевого листа легкового автомобиля. Из нашего сегодняшнего материала читатель узнает, как оформлять путевой лист легкового автомобиля в 2019 году. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа 2019 года и образец заполнения этого документа.
Одним из важных документов учета автотранспортных организаций и иных компаний, использующих автомобили, является путевой лист. Для чего он нужен и что изменится в форме заполнения в 2019 году, - об этом сейчас пойдет речь.
Документ первичного учета
Путевой лист легкового автомобиля входит в перечень первичных документов учета работы автотранспорта. На его основании исчисляются пройденные автомобилем расстояния, отработанные водителем часы, перевезенные грузы, использованные горюче-смазочные материалы. Соответственно, он служит исходником при начислении зарплаты как водителю, так и оператору организации.
Выписывается диспетчером или уполномоченным на то лицом, а сдается в бухгалтерию. Должен содержать дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит транспортное средство. За отсутствие путевого листа предусмотрен штраф в 500 рублей. Для должного учета и контроля они должны храниться в течение 5 лет.
Согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, первичными документами (по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте) являются следующие:
Путевой лист легкового автомобиля 2019 года (форма №3);
путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п);
журнал учета движения путевых листов (форма №8);
товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).
В нашей сегодняшней публикации мы рассмотрим форму №3 путевого листа легкового автомобиля. В нижней части материала размещена ссылка, по которой читатель может бесплатно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля.
Документы штатного водителя
Работая на легковом автомобильном транспорте, водитель должен иметь следующие документы:
1. Водительское удостоверение или временное разрешение.
2. Путевой лист легкового автомобиля в 2019 году (форма №3).
3. Регистрационные документы на автомобиль (при наличии прицепа – на него тоже).
4. Товарно-транспортную накладную на перевозимый груз (форма №1-Т).
5. Специальное разрешение при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители (предприятий, организаций) и лица, которые отвечают за заполнение формы №3 и эксплуатацию легковых автомобилей. Водитель к заполнению путевого листа не допускается. Он подписывает прием и сдачу автомобиля.
Заполнение бланка путевого листа
Перед выдачей документа путевой лист легкового автомобиля заполняет уполномоченное лицо или диспетчер.
Заполнение бланка диспетчером:
В бланке формы №3 диспетчер (уполномоченное лицо) указывает следующие данные:
Дату выдачи (число, месяц и год);
в строке «Режим работы» записывается код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной и прочее);
в строке «Автомобиль» указывается марку, госномер и тип автомобиля и гаражный номер (при использовании прицепов – о них записывают всю информацию);
в строке «Сопровождающее лица» должна содержаться информация о лицах (ФИО), сопровождающих автомобиль в рамках задания;
в разделе «Работа водителя и автомобиля» (графа 2) указывается время (в часах и минутах) выезда и возвращения транспортного средства по графику;
в разделе «Задание водителю» (графа 15 «В чье распоряжение») на основании заявки вносят наименование заказчика;
в графе «Время прибытия» должно быть указано время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику (по заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля) в соответствии с условиями договора.
На лицевой стороне бланка есть строка «Выдать горючее», в которой нужно прописью написать количество горючего к выдаче с учетом остатка (с предыдущего рабочего дня).
Оформленный путевой лист легкового автомобиля заверяет диспетчер и ставит свою подпись.
Заполнение бланка заправщиком:
Перед выездом из гаража заправщик (уполномоченное лицо или техник по ГСМ) в разделе «Движение горючего» (графы 6 и 8) указывает количество выданного горючего. Он записывает серии и номера выданных талонов на горючее. После этого, заверяет эти записи своей подписью.
Заполнение бланка медработником:
В ходе предрейсового медосмотра медработник ставит свою подпись на лицевой стороне путевого листа, тем самым удостоверяя состояние водителя (и возможность допуска к поездке).
Заполнение бланка механиком контрольно-пропускного пункта (КПП):
Данная часть бланка может заполняться как механиком контрольно-пропускного пункта (КПП), так и механиком отдела технического контроля (ОТК):
В разделе «Работа водителя и автомобиля» (графа 4 «Показания спидометра») механик записывает показание спидометра (при выезде автомобиля на линию);
в графе 5 – «Время фактическое» записывается время выезда автомобиля из гаража (с указанием: числа, месяца, часов и минут);
в разделе «Движение горючего» (графа «Остаток при выезде») механик вносит количество горючего, которое находится в баке (при выезде) и ставит свою подпись.
в строке «Подпись механика» ставится своей подпись, которая удостоверяет передачу автомобиля водителю в исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража.
Водитель ставит свою подпись в строке «Подпись водителя» удостоверяя прием автомобиля в исправном состоянии и получение задания на работу.
Выдача документа
Путевой лист легкового автомобиля по форме №3 выдается водителю диспетчером на один рабочий день под расписку. Обязательным условием выдачи документа является сдача документа водителем за предыдущий день.
Междугородний бланк путевого лист легкового автомобиля в 2019 году выдается на более долгий срок.
Скачать форму №3
Изменения путевых листов в 2017-2019 годах
Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Минтранс внес изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:
Перечень важных изменений в оформлении путевых листов с 2018 года:
1. В документ включается отметка механика о проверка автомобиля перед выездом. Организация самостоятельно определяет содержание этой отметки. Например,
она может быть следующего содержания:
«Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.
2. Печать на документе не является обязательным реквизитом.
3. Путевой лист должен содержать:
Дату предрейсового технического контроля транспортного средства – число, месяц и год;
точное время – часы и минуты.
4. Организации и ИП должны указывать данные, которые ранее не вносились в путевой лист:
Для организаций – ОГРН;
для ИП – ОГРИП;
сведения о водителе (ФИО, данные водительского удостоверения);
регистрационные данные автомобиля.
5. Путевой лист можно оформлять на один день или на срок, не превышающий 1 месяц.
Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является, как правило, путевой лист легкового автомобиля. Приведем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в нашей консультации.
Бланк путевого листа легкового автомобиля
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Образец путевого листа легкового автомобиля:
При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .
Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.
Путевые листы являются важнейшими учетными документами, которые необходимы для расчета размеры зарплаты шоферам и обоснования затрат на ГСМ. Скачать бланки путевых листов вы можете на нашем сайте.
Законодательство обязывает организации оформлять путевые листы с целью контроля и правильного учета движения ГСМ, а также с целью расчета размера зарплаты водителей. Также, их формирование для целей налогообложения.
Исходя из этого, можно сказать, что путевые листы являются основными документами первичного учета, которые служат основой для осуществления контроля за пробегом и техническим состоянием ТС, списания расходов ГСМ, расчета налогов и размера зарплаты шоферов.
Структура путевых листов и порядок их оформления
Унифицированных форм путевых листов не существует. Организации могут формировать их по собственно разработанным формам. Но, несмотря на это, они являются официальными документами.
Формирование путевых листов занимается диспетчер организации или его представитель. Как правило, документ оформляется в единственном экземпляре, но при его потере может быть сформирован дубликат.
Путевой лист является действительным только на протяжении одного трудового дня или смены. Если шофер отправляется в командировку, срок действия путевки может быть увеличен (максимум до одного месяца).
Основными реквизитами, которые должны быть отражены в путевке, являются:
- Номер документа по порядку;
- Дата формирования путевки;
- Личная подпись работника, оформившего документ;
- Официальный штамп компании;
- Километраж, пройденный ТС.
Типовой бланк и образец путевого листа 2017 года приведены ниже.
Виды путевок
Самыми часто используемыми видами путевок являются:
- Форма №4с. Она применяется теми организациями, которые платят зарплату шоферам исходя из количества совершенных ими рейсов. З/п в таком случае будет рассчитываться по средним тарифам, которые действуют в данной сфере.
- Бланк путевого листа по форме №4-п. Такие путевки используются теми компаниями, которые рассчитывают зарплату шоферов исходя из отработанного ими времени.
- Форма №4-м. Данную форму оформляют организации, занимающиеся доставкой грузов и междугородними перевозками.
Общие правила заполнения путевок
Графы нового бланка путевого листа должны заполняться в строго определенном порядке:
- Под названием документа указывается дата, когда путевка была сформирована.
- Далее предусмотрена строчка, предназначенная для указания кода работ. Этот код является основанием для расчета размера з/п и ее выплаты.
- Сведения о ТС: его тип, марка и гос. регистрационный номер.
- Если ТС имеет прицеп, то необходимо указать и данные прицепа: гаражный и государственный номера, а также его марку.
- Сведения о шофере: ФИО, номер водительского удостоверения, класс шофера и его номер по табелю.
- Для указания времени выезда авто со стоянки и времени его возвращения предусмотрена графа «работа шофера и авто».
- Графа «задание шоферу» предназначается для указания адреса заказчика.
- Обязательно необходимо указать километраж, пройденный ТС.
- Специальное место отведено для указания того, в каком техническом состоянии находится авто.
- На бланке обязательно должны проставить свои подписи шофер, получивший авто в пользование; механик, проверяющий состояние ТС, а также диспетчер, выдавший задание.
Бланк и образец
С 21 декабря 2018 года необходимо проходить не только предредрейсовый осмотр, но и предсменный(если водитель совершает больше одного рейса аз смену).
С 26 февраля 2017 года в путевых листах печать не нужна(приказ Министерства транспорта от 18 января 2017 г. № 17).
С 26 февраля 2017 года в путевых листах нужно отображать информацию о предрейсовом состоянии автомобиля иначе возможен штраф до 30 000 р.(ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
C 1 июня 2017 года запрещено нанимать водителей или ИП с иностранными правами (ФЗ от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это правило не распространяется на личные поездки.
Кому нужен путевой лист?
Путевой лист нужен для обоснования расходов на ГСМ(бензин, моторное масло и пр) на УСН доходы-расходы и ОСНО. ИП и организации на УСН доходы, ЕНВД и Патенте не ведут учет расходов и путевой лист просто не нужен. Также он не нужен если вы не хотите или вам не нужно вписывать такие расходы на любом налоговом режиме.
Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство(тут имеется ввиду прежде всего перевозки за деньги, а иначе абсурд - ИП везет свою жену в театр и должен иметь путевой лист).
Также за отсутствие штраф до 20 000 р. для ИП или до 100 000 р. на юр.лиц.(КОАП 12.31.1).
Если будет неправильно заполнен (например, не будет отметки о медосмотре) - штраф до 30 000 р организацию, до 5 000 должностное лицо.(КОАП 12.31.1).
За отказ водителя от обязательного медосмотра - для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб..(КОАП 12.31.1).
Обязательные реквизиты
1. Название - путевой лист
3. Срок действия
4. Сведения о собственнике машины
5. Тип и модель машины
6. Государственный регистрационный знак машины
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж
9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время
10. Ф.И.О. водителя
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя
12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр
13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины
14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины
Оформление
Срок оформления путевого листа от одного дня до одного месяца. Для автотранспортных компаний его нужно оформлять на каждый день (письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС). Необходимо подробно указывать маршрут следования.
Хранение
Путевые листы необходимо хранить пять лет.
Расходы-нормы
Расходы нужно списывать в пределах норм - до 2000 куб. см включительно - 1200 рублей;свыше 2000 куб. см - 1500 рублей; мотоциклы - 600. Данные нормы применяются для Налога на прибыль, УСН, ЕСХН(ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 8 февраля 2002 г. N 92).
А вот «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р носят рекомендательный характер. Обязанности следовать этим нормам у организаций нет.
Для легкового автомобиля
Типовая форму (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78) не обязательна к применению. Кроме того, в неё необходимо внести 2 новых реквизита:
5) сведения о водителе.
Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 18.01.2017) "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"
I. Общие положения
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555).
2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
II. Обязательные реквизиты путевого листа
3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
7. Сведения о водителе включают:
1) фамилию, имя, отчество водителя;
2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
III. Порядок заполнения путевого листа
9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.
(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)
13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17)
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
С помощью или можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017, подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.
Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).
Рассмотрим порядок оформления путевых листов на примере заполнения формы №3 «Путевой лист легкового автомобиля».
Пример
Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль «Форд Фокус Си Макс» с объемом двигателя 1,8 л. Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней).
Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).
По данным предыдущего путевого листа и визуального обследования количество топлива в баке перед выездом составляло 30 литров. За время действия путевого листа водитель один раз производил заправку (40 литров). Кассовый чек АЗС был им представлен вместе с путевым листом (авансовым отчетом) по окончании его действия.
Общий пробег за время действия путевого листа составил 198 километров.
Используя данные этого примера, рассмотрим порядок оформления путевого листа.
Лицевая сторона
Одним из обязательных реквизитов документа является его номер. Порядок нумерации путевых листов разрабатывает сама организация или предприниматель. Серия указывается, как правило, в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Обязательно также и указание даты путевого листа. Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2010 г.)
По строке «Организация» заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.
Далее в путевом листе заполняются данные на автотранспортное средство и водителя: марка автомобиля (в примере – «Форд Фокус Си Макс»). Если автомашина находится в аренде, то здесь же или в добавленной строке целесообразно указывать:
1. номер и дату договора аренды и собственника машины (арендодателя) (например, «по договору аренды №___ от «_» _______ 20___ г. с ООО «Профинфо»);
2. государственный номерной знак (в примере – Е 266 МЕ 62);
3. гаражный номер указывается в том случае, если на балансе (в пользовании) у организации несколько машин (при этом не возбраняется по данной строке приводить инвентарный номер автомобиля как основного средства. Но при этом он и не обязателен);
4. ФИО водителя и его табельный номер (если он является сотрудником этой же организации) (в примере – Кулешов Д.И., табельный номер 034);
5. ниже указывается номер водительского удостоверения водителя (либо удостоверений всех лиц, перечисленных по строке «Водитель»);
6. в числе реквизитов также предусмотрены вид, серия и номер лицензионной карточки. Однако в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более восьми человек. Соответственно, любые перевозки легковым транспортом не лицензируются. Поэтому в примере данные строки не заполняются, а виды лицензионных карточек зачеркнуты.
В подразделе «Задание водителю» указывается:
1. в чье распоряжение представляется автомашина (в примере – в распоряжение заместителя директора Денисова С.Е.). При этом строкой ниже отражается также наименование организации. Поскольку в нашем примере автомашина выдана в распоряжение сотрудника того же предпринимателя, в путевом листе указано: ИП Кондрашов Сергей Иванович. Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.
Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (предпринимателя), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем»;
2. адрес подачи, то есть место, куда автомашина должна прибыть, выехав из гаража (с места стоянки). В нашем примере таким местом подачи является адрес места нахождения (офис) предпринимателя: г. Рязань, Первомайский проспект, д. 18;
3. ниже приводится фактическое время выезда из гаража (от места стоянки). Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то в этой же строке целесообразно указывать дату первого выезда (в нашем примере – 17.05.2010 г., 9.00);
4. задание водителю подписывает диспетчер (диспетчер – нарядчик). В примере функции диспетчера выполняет индивидуальный предприниматель.
Перед выездом все автомашины должны пройти проверку исправности основных агрегатов, сигналов, показателей заправки топливом, маслом и т.п. Если все системы автомобиля работают нормально, механиком (или иным лицом, ответственным за эксплуатацию автотранспортных средств) разрешается выезд, о чем свидетельствует подпись данного лица по строке «Выезд разрешен». В примере функции механика также выполняет предприниматель.
Приводятся показания спидометра перед выездом (в примере – 62346 километров).
Соответственно, водитель автомашины расписывается в том, что он принял автомобиль в исправном состоянии.
В левой нижней части лицевой стороны путевого листа приводятся данные при возвращении автомашины в гараж (на стоянку):
1. указывается время возвращения. Если путевой лист выписывался на срок более одного дня, то в этой строке целесообразно указывать дату приезда. В нашем примере – 21.05.2010 г. 18.00;
2. время возвращения подтверждается подписью диспетчера (диспетчера-нарядчика). Как уже говорилось выше, в примере функции диспетчера исполняет предприниматель;
3. одновременно диспетчером делаются прочие необходимые отметки (опоздания, время ожидания (к примеру, при оказании коммерческих услуг сторонним лицам), простои автомашины и т.п.);
4. водитель автомашины расписывается в том, что он автомобиль сдал.
В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:
1. марка топлива (в примере – АИ-95);
2. по строке «Выдано по заправочному листу» вообще-то указывается количество топлива, выданного в самой организации (если, к примеру, у нее есть своя заправочная станция или хранящиеся в специальном помещении запасы топлива). Но на практике по данной строке, как правило, приводят данные о заправке ГСМ на сторонних автозаправочных станциях (АЗС) с приложением кассовых чеков АЗС к путевому листу (если топливо получено, к примеру, по корпоративной пластиковой карте) или к авансовому отчету (если топливо приобреталось за наличный расчет). В нашем примере водителем было приобретено 40 литров бензина по кассовому чеку АЗС;
3. остаток горючего при выезде может определяться: по данным предыдущего путевого листа, по показаниям приборов в автомобиле (уровень топлива), в результате контрольного замера уровня топлива в баке (если позволяет конструкция бака) и т.д. В нашем примере остаток горючего при выезде определен по данным предыдущего путевого листа и сравнен с показаниями приборов в машине (30 литров);
4. остаток горючего при возвращении может быть определен только по показаниям приборов в автомобиле или в результате контрольного замера уровня топлива в баке (в примере – 50 литров);
5. фактический расход горючего определяется как разница между остатком топлива перед выездом плюс количество заправленного горючего и его остатком при возвращении. В примере: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литров);
6. расход горючего по норме многие организации просто не заполняют, а очень зря. Конечно, налоговым законодательством не определено нормативное расходование топлива для автотранспортных средств. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, принимаемые налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены и обоснованы. Причем, обоснованность затрат в части ГСМ как раз и подтверждается нормами расхода топлива. При этом такие нормы предприятие может определить либо само (по данным технической документации к автомобилю), либо на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации).
Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.). В нашем примере в перечне Минтранса России автомобиль «Форд Фокус Си Макс» отсутствует. Поэтому за основу взят автомобиль «Форд Фокус» с таким же объемом двигателя (1,8 л). Количество бензина на 100 километров пробега по этой норме составляет 8,1 л. В соответствии с п. 5 Методических рекомендаций данная норма увеличена на 15%, так как автомобиль эксплуатируется в основном в г. Рязани (допускается увеличение нормы до 15% в городах с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек). Таким образом, норма расхода топлива для автомобиля в нашем примере составит 9,3 л бензина на 100 километров пробега (8,1 л + (8,1 л х 15%)).
Исходя из данного норматива, норма расхода топлива по путевому листу составит (общий пробег указывается на оборотной стороне путевого листа):
198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.
Получается, что фактический расход топлива не равен нормативному. В том случае, если возникает отклонение, оно отражается соответственно по строкам «Экономия» или «Перерасход». При этом экономия никак не влияет на сумму затрат предприятия на оплату топлива для автомашины. А вот с перерасходом в каждом конкретном случае требуется отдельное разбирательство. Если перерасход небольшой (к примеру, в пределах 1 литра бензина), то у налоговиков вряд ли возникнут к организации какие-либо претензии. Но если величина перерасхода значительная или возникает постоянно, то такого рода затраты могут быть не признаны проверяющими налоговыми органами для целей налогообложения налогом на прибыль с последующими штрафными санкциями согласно ст. 122 НК РФ (20% от величины недоимки по налогу);
7. в конце приводятся показания спидометра автомашины при ее возвращении в гараж (на стоянку) (в примере: 37 000 км + 198 км = 37 198 км);
8. все указанные выше данные (время возвращения, показания спидометра, движение горючего) фиксируются и подтверждаются подписью механика, принявшего автомобиль при возвращении в гараж (на стоянку). В примере функции механика выполняет индивидуальный предприниматель.
В верхней части путевого листа ставится штамп предприятия, выписавшего данный документ (естественно, при наличии такого штампа).
Сам путевой лист скрепляется печатью организации (в левом нижнем углу).
Оборотная сторона путевого листа
Оборотную сторону путевого листа легкового автомобиля еще называют «маршрутным листом», так как здесь приводятся данные о маршруте и времени поездок автотранспортного средства.
Правильное заполнение оборотной стороны крайне важно для обоснованности всех расходов по содержанию и эксплуатации автомашины. Ведь именно по такого рода данным можно подтвердить экономическую целесообразность использования автотранспортного средства в производственных или управленческих целях.
Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером. Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов во второй графе отражается их код. Так как в нашем примере автомобиль находится в распоряжении сотрудника индивидуального предпринимателя – владельца автотранспортного средства, то, естественно, никакого кода не указывается. Однако, поскольку путевой лист выписан на пять рабочих дней, в данной графе целесообразно приводить даты поездок (в примере: 26.10, 27.10, 28.10, 29.10 и 30.10).
Далее по каждой поездке указываются:
1. место отправления и место назначения. Иными словами, откуда машина выехала и куда она прибывает. При этом в целях обоснованности (подтверждения производственного (управленческого) назначения поездок) целесообразно в этих графах отражать не только адрес, но и организацию (учреждение), в которое данная автомашина направлялась. В нашем примере – ИФНС №2, банк, заправка, контрагенты и т.п.);
2. время выезда и возвращения. То есть время выезда из места отправления и время приезда к месту назначения.
Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время выезда из гаража (стоянки) и возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки (как в нашем примере), то желательно указывать время каждой поездки;
в графе «Пройдено, км» приводятся данные о пройденном расстоянии (причем, его целесообразно указывать по каждой поездке);
3. в последней графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем. В примере – Кулешов Д.И.
В нижней части оборотной стороны путевого листа указывается общее количество пройденных километров (в примере – 198 км), а также данные, необходимые для расчета оплаты труда водителя (как правило, при сдельной форме оплаты труда) – трудочасы (всего в наряде) и сам расчет (за километраж или за часы работы).
Соответственно, расчет подписывается бухгалтером (расчетчиком).
Если данные по оплате труда не заполняются, то целесообразно указывать только итоговое количество пройденных километров.
Вот и все.
Путевые листы записываются в книгу учета путевых листов по порядку.
Н. Скворцова
