Классификация бухгалтерских документов по различным признакам. Классификация бухгалтерских документов по общим и качественным признакам

Введение

Заключение

Список литературы

Введение

Любая классификация служит дополнительным средством познания явления, более углубленного исследования целого и его частей, способом установления системно-структурных связей между элементами.

Разнообразие совершаемых на практике подлогов, посягающих на разные (с точки зрения важности правовой охраны) общественные отношения и, соответственно, влекущих различия в уголовно-правовой регламентации их отдельных видов, обусловливает необходимость предметного рассмотрения оснований группировки и состава вычленяемых групп подлога. В российском уголовном праве одним из главных ориентиров классификации подлогов документов является действующее законодательное определение различных видов подлогов в форме конкретных составов преступления. Таким образом, ключевым условием законодательного деления подлогов документов на различные виды выступает основополагающий для классификации всех преступлений критерий - степень общественной опасности. Устанавливая особую ответственность за тот или иной вид подлога законодатель преследует цели усиления охраны определенных общественных отношений, обеспечения защиты конкретных социально значимых интересов.

Любой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства. Кроме того, следует отметить, что при организации документирования хозяйственных операций большое значение необходимо уделить соблюдению принципа приоритета содержания перед формой.

1. Классификация бухгалтерских документов

Как известно, все хозяйственные операции производятся с оформлением первичных документов, на основании которых предприятие ведет бухгалтерский учет.

Все первичные документы классифицируются по различным признакам:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по способу использования;
• по порядку составления;
• по месту составления;
• по способу заполнения.

Рассмотрим подробнее каждую из этих групп.

В свою очередь, бухгалтерские документы по назначению делятся на следующие группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся такие бухгалтерские документы, как приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Перечисленные документы должны содержать в себе распоряжение, разрешение, поручение или право на проведение какой-либо хозяйственной операции. Содержащаяся в этих документах информация не заносится в учетные регистры, так как сам факт совершения операции в них не отражается.

Оправдательные или исполнительные документы - это такие документы, которые составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, которая содержится в них, будет занесена в учетные регистры. К оправдательным документам относятся приходные ордера накладные, требования, акты приемки и т.п.

Также существует ряд документов, которые сочетают в себе и разрешительный и оправдательный характер. Как правило, такие документы относят к комбинированным. Комбинированными документами являются платежная ведомость, расходный кассовый ордер.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это могут быть различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Например, справка бухгалтерии на распределение прибыли предприятия; на сторнирование ошибочно сделанной записи; а также распределение общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др. Информация из таких документов бухгалтер должен занести в учетные регистры.

Первичные документы по способу использования подразделяются на накопительные, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта, табель рабочего времени) и на разовые, которые составляются отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов, приходные и расходные кассовые ордера, наряды).

По порядку составления документы разделяют на первичные и сводные. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, это могут быть накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты приема работ и др.).

Сводные документы составляются на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовой увязки их показателей. Это могут быть авансовые отчеты, отчеты кассира, товарные отчеты, платежные ведомости и др.).

По месту составления первичные документы могут быть внутренние и внешние. Внутренние документы составляются внутри организации (кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств и др.). Внешние документы составляются вне организации (накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков и др.).

Кроме того, отдельно выделяются учетные регистры, т.е. документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

При организации системы документирования хозяйственных операций следует обеспечить возможность проведения анализа эффективности использования ресурсов организации в процессе оформления первичных учетных документов, а также при составлении синтетических учетных регистров. Для этого первичные учетные документы и учетные регистры следует дополнить специальными графами, которые будут содержать контрольные показатели (нормы технологических потерь, нормы расхода материалов, справочные данные об аналогичных показателях предыдущего отчетного периода, нормы трудоемкости, планируемые значения тех или иных величин).

Также необходимо организовать систему взаимного контроля работников бухгалтерии при организации системы документирования хозяйственных операций.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

2. Понятие фиктивного и подложного документа

С первичным и сводным документом связано понятие фиктивного и подложного документа.

Фиктивным документом является вымышленный документ, изготовленный по образцам подлинных документов, т.е. подделка.

Подлог выявляется при обнаружении регистрации в сводном документе фиктивного первичного документа. Если в сводном документе будет обнаружена ссылка на первичный документ, а самого документа не существует.

Предусмотрена ответственность за использование заведомо подложного документа в ч. 3 ст. 327 УК РФ.

Под «использованием» подложного документа имеются в виду такие действия субъекта, которые при его предъявлении, представлении (демонстрации), предоставлении извлекают пользу, выгоду, эффект или другие полезные свойств документа.

Предметом в данном случае выступает подложный документ, то есть явно фальшивый, фальсифицированный.

Подложный документ ни при каких обстоятельствах не может считаться подлинным, а подлинный даже в случае незаконного обращения с ним не становится подложным.

Что касается «чужого документа», то он обладает всеми признаками истинного.

При обманном его использовании по существу имеет место «подлог личности» физического лица.

Если же вместо соответствующего документа представляется иной, близкий по внешнему виду, содержанию (пропуск вместо удостоверения сотрудника милиции, просроченная справка и т.п.), данные действия скорее всего относятся к обману, а не к подлогу документов.

Проблемным является вопрос о квалификации использования подложного документа, изготовленного самим его исполнителем.

Различают документы интеллектуального и материального подлога. Документы интеллектуального подлога отражают операции, которые в действительности не были совершены. Это может быть документ, в котором зафиксирована фиктивная операция с товарно-материальными ценностями. Такие документы называют бестоварным, а если с денежными средствами - безденежным документом (например, товарный отчёт). Цели оформления таких документов различны, но все в основном направлены на хищение. Основные цели бестоварных операций:

• списание похищенных недостающих ценностей на расчёты с покупателями и заказчиками (на дебиторскую задолженность);
• сокрытие недостач или излишков при инвентаризации;
• оприходование не поступивших материалов в целях присвоения предназначенных для их приобретения денежных средств.

Материальный подлог представляет собой документ с подчистками, исправлениями, приписками (механическая подделка).

Существуют следующие требования к оформлению документов:

1.Документы должны быть заполнены шариковой ручкой, напечатаны на печатной машинке или выведены на ПК и распечатаны на принтере. Не допускается заполнение документов цветными пастами, карандашами.

2.Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Другие документы могут исправляться по соглашению сторон.

3.В денежных документах сумма должна быть указана цифрами и прописью.

4.В документе все реквизиты должны быть заполнены. Образцы заполнения документов находятся в альбоме унифицированных форм. Если в нём нет какого-либо образца документа, то в таком случае в документе должны быть оформлены следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции (что произошло с ценностями, денежными средствами, для производителей (предприятий) - приход, либо расход);
• измерители хозяйственной операций в натуральном и денежном выражениях, может быть только в денежном, где нет натурального;
• наименование должностных лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Денежные документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. Директор может передать право подписи другому лицу, оформив свое решение приказом по предприятию.

Дополнительные реквизиты в документе могут указываться по усмотрению предприятия.

Говоря о видах подлога документов, необходимо, прежде всего, иметь в виду все представленные в уголовном законодательстве составы преступлений, устанавливающие ответственность за подлог документов. В данном случае в зависимости от состава объективных и субъективных признаков, специфичных для каждого из отдельных видов подлога и осуществляется их деление. В связи с этим, по такому основанию вычленяются следующие виды подлога документов:

На основе различия в признаках составов подлогов документов их можно сгруппировать в два вида: общий и специальный. Данное деление, применимое ко многим составам преступлений определенной группы, базируется на основных положениях частного учения уголовного права - теории квалификации преступлений. Известно, что все составы преступлений могут быть разделены на три группы:

• составы, совпадающие по всем общим признакам, кроме одного: преступления, входящие в эту группу, могут отличаться друг от друга по любым элементам и признакам состава в самых различных сочетаниях;
• составы, не имеющие между собой общих признаков, кроме признаков субъекта (возраст, вменяемость);
• составы, сходные по небольшому числу общих признаков и различающиеся по всем остальным.

Следующее видовое деление подлогов документов проводится по субъекту их осуществления. По данному основанию с учетом служебного положения лица - субъекта преступления можно вычленить четыре основные группы подлогов документов:

• подлог, совершенный частным (не должностным) лицом (общий подлог);
• подлог, совершенный должностным лицом (служебный подлог);
• подлог, совершенный специальным должностным лицом (специальный служебный подлог);
• подлог, совершенный лицом (частным или должностным), обладающим определенным статусом, правомочиями, служебным положением.

В первую группу подлогов документов входят составы преступления, которые не предусматривают специального субъекта их совершения. Такие преступления могут быть совершены лицом независимо от его должностного положения, правомочий, гражданско-правового статуса и т. п.

Во вторую группу подлогов входят преступления, ответственность за которые устанавливается в случае совершения их особым кругом субъектов - должностными лицами.

Третья группа подлогов документов охватывает подлоги, совершенные должностными лицами, однако лишь теми, которые обладают специальными правомочиями, несут определенные обязанности, занимают конкретное служебное положение.

Преступления по подлогу документов также могут быть классифицированы в зависимости от характера и направленности действий. Здесь рассматриваются следующие разновидности подлогов документов:

• подлог как способ совершения другого преступления;
• подлог как самостоятельное преступление;
• подлог как альтернативное действие другого состава преступления.

1. Составьте бухгалтерский баланс предприятия на 1.03.2005 г.

2. Составьте и внесите в журнал регистрации хозяйственных операций бухгалтерские проводки.

Бухгалтерский баланс на 1.02.2005 г

Журнал регистрации хозяйственных операций за февраль 2005 г

1.Начислена заработная плата рабочим основного производства

Так как происходит начисление заработной платы работникам основного производства, следовательно, увеличиваются основные затраты предприятия, которые накапливаются на счете 20, увеличение в активных счета отражается по дебету, поэтому заносим сумму 15000 рублей в дебет счета 20.

Так как начисляется заработная плата работникам основного производства, следовательно происходит задолженность перед ними у предприятия, т.е. она увеличивается, а увеличение в пассивных счетах отражается по кредиту, следовательно заносим сумму 15000 рублей в кредит 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».

2а. Перечислено в оплату счетов поставщиков

В результате оплаты денежных средств поставщика, произошло уменьшение задолженности, а уменьшение в пассивах отражается по дебету счета, поэтому сумма 10000 руб. отражена по дебету 60 счета.

Так как предприятие перечисляет денежные средства поставщику, происходит уменьшение денежных средств, а уменьшение по активным счетам отражается по кредиту, следовательно, сумма 10000 будет зафиксирована по кредиту 51 счета.

2б). Получено с расчетного счета: для выдачи заработной платы; на командировочные расходы

Так как деньги получены в кассу, произошло увеличение денежных средств в кассе организации, а увеличение активных счетов отражается по дебету, следовательно в связи с тем, что 50 счет является активным, значит суммы 2000 и 1100 будет разнесена по дебету 50 счета «Касса».

На расчетном счету, наоборот, произошло уменьшение денежных средств, т.к. они были сняты с расчетного счета для выдачи заработной платы и на командировочные расходы, а уменьшение активных счетов отражается по кредиту, следовательно, суммы 2000 и 1100 будут отражены по кредиту 51 счета «Расчетные счета».

Сальдо по активному счету 20 «Основное производство»:

Ск = Сн + Од - Ок = 15000 + 15000 - 0 = 30000

Следовательно, 30000 рублей - остаток на конец периода по счету 20 «Основное производство», его и заносим в бухгалтерский баланс предприятия на 01.03.2005 г.

Счет 50 «Касса».

Ск = Сн + Од - Ок = 7000 + (2000 + 1100) - 0 = 10100

Счет 51 «Расчетные счета».

Ск = Сн + Од - Ок = 186000 + 0 - (10000 + 2000 + 1100) = 172900

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В пассивных счетах сальдо на конец периода вычисляется по другой формуле:

Ск = Сн + Ок - Од = 10000 + 0 - 10000 = 0

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Ск = Сн + Ок - Од = 21000 + 15000 - 0 = 36000

Далее составим оборотную ведомость по счетам синтетического учета и на основании ведомости полученные остатки разнесем в бухгалтерский баланс на конец отчетного периода. Причем остатки по счетам, которые не изменились под влиянием хозяйственных операций - перенесем в бухгалтерский баланс на конец отчетного периода.

Баланс на 01.03.2005 г. (тыс. руб.)

Итоговые суммы по активу и пассиву баланса равны (валюта баланса сохраняется). Значит, баланс составлен верно и задача решена верно.

подлог документ бухгалтерский фиктивный

Заключение

В контрольной работе были рассмотрены и изучены вопросы, касающиеся классификации бухгалтерских документов, а также определены понятия фиктивного и подложного документов.

Группировка по определенным признакам бухгалтерских документов осуществляется с целью их изучения и правильного использования. Как было выяснено в ходе работы, такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. По назначению документы бывают распорядительные, оправдательные; комбинированные и документ ы учетного оформления. По порядку составления они подразделяются на первичные и сводные документы. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций они могут быть разовыми и накопительными документ ами. По месту составления различают внутренние и внешние документы. Внутренними являются документ ы, составленные на данном предприятии. Внешние документы поступают от других предприятий. По качественным признакам документ ы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ , не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

Изучив второй вопрос, было определено, что фиктивным документом является вымышленный документ, изготовленный по образцам подлинных документов.

Подложный документ - фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы. Подложным документом также может быть подлинный документ с частично измененными реквизитами.

Список литературы:

1.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утвержден приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000.

2.Алибеков Ш. И. Судебно-бухгалтерская экспертиза. - «Юстицинформ», 2006 г., стр. 29.

3.Бакаев А. С., Безруких П. С., Врублевский Н. Д. и др. Бухгалтерский учет. М.: Бухгалтерский учет, 2007. - 425с.

4.Гончарова К.Н., Середа Т.П. Бухгалтерские проводки (по новому плану счетов). Ростов Н/Д.: изд-во «Феникс», 2004. - 416 с.

5.Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация. Е. В. Бехтерева, «Горячая линия бухгалтера», 2007 г.

6.Доказательства в налоговом процессе (Д. Г. Багурин, А. Х. Касимов,) - «Вестник Федерального Арбитражного суда Западно-Сибирского округа», № 4, 2004 г.

7.Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация. Е. В. Бехтерева, «Горячая линия бухгалтера», 2007 г.

8.Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. - СПб.: Питер, 2006. - 288 с.

9.Кожинов В.Я. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. 7000 типовых проводок. М.: Изд-во Экзамен, 2005. - 608 с.

10.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. 4-е изд., - М.: ИНФРА-М, 2007. - 640 с.

11.Шаяхметова Э.Ф. Понятие «подлог документов». - Вестник ТИСБИ, 2004. № 3.

12.Щиголев Ю.В. Понятие и основные элементы подлога документов

Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация. Е. В. Бехтерева, «Горячая линия бухгалтера», 2007 г.

Доказательства в налоговом процессе (Д. Г. Багурин, А. Х. Касимов,) - «Вестник Федерального Арбитражного суда Западно-Сибирского округа», № 4, 2004 г.

Кожинов В.Я. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. 7000 типовых проводок. М.: Изд-во Экзамен, 2005. - 608 с.

Поиск Лекций

Тема: Документация и инвентаризация,электронный документооборот.

1В. Документация и документооборот.

2В. Понятие об инвентаризации и её виды.

3В. Выявление результатов инвентаризации и порядок отражения их в бухгалтерском учете.

В. Документация и документооборот.

Учетный процесс – это осуществление учетных работ в определенной последовательности, которая представляет собой единую систему сбора и обработки информации.

Учетный процесс можно разделить на определенные ступени и стадии учетного процесса, которые представляют собой совокупность операций, образующих относительно самостоятельный этап учетной работы.

Требования к документированию всех хозяйственных операций изложены в законе «О бухгалтерском учете» .

Документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы могут оформляться по унифицированным формам , разработанным Госкомстатом РФ. Если отсутствует унифицированная форма первичных документов, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить в приказе «Об учетной политике» форму документа. При этом эти документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

1) Наименование первичного документа;

2) Дата составления;

4) Сумма;

5) Подписи лиц, составивших документ.

Первичные документы являются письменным распоряжением или подтверждением совершения хозяйственной операции.

В зависимости от стадии учетного процесса, учетная документация делится на две группы:

1. Бухгалтерские документы (первичные и сводные).

2. Учетные регистры – служат для обработки данных бухгалтерских документов и группировки в разрезе синтетических и аналитических счетов.

С помощью бухгалтерской документации обеспечивается контроль за сохранностью имущества организации. При помощи бухгалтерской документации контролируется деятельность материально-ответственных лиц.

Документооборотом называется движение документации с момента её составления до сдачи в архив организации. Первичные документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет ! Годовая бухгалтерская отчетность не менее 10 лет .

На предприятии разрабатывается график документооборота . Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке (проверка правильности оформления документа, проверка законности совершенной операции, проверка арифметических подсчетов).

Если в документе обнаружена ошибка, её необходимо исправить: зачеркивается неправильная сумма, сверху записывается правильная и ставится подпись лица, которое внесло исправление. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются .

В бухгалтерии первичные документы группируют в папке по признаку однородности их содержания (приходные отдельно от расходных и т.д.).

Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

1. По назначению:

· Распорядительные документы – содержат приказ , распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций . Основное назначение такого документа — передача указаний непосредственным исполнителям .

· Оправдательные документы — удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и являющиеся основанием для ее отражения в счетах бухгалтерского учета . Такими документами являются приходные и расходные ордера , накладные , различные акты , кассовые чеки и др.

· Комбинированные документы — сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных , оправдательных и бухгалтерского оформления. Примеры: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты .

Комбинированный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении данной операции, оправдание (подтверждение) о ее выполнении и одновременно содержит указание о порядке отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета .

Классификация бухгалтерских документов

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение.

Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям , которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

· Документы учетного оформления — составляются в бухгалтерии для подготовки и упрощения учетных записей. Такими документами являются распределительные и группировочные ведомости , расчеты , бухгалтерские справки и ордера .

Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета , действующих положений и инструктивных указаний.

2. По порядку составления:

· Первичные документы — оправдательные документы , которыми оформляются все хозяйственные операции , проводимые учреждением, на их основании ведется бухгалтерский учет . К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные , приемо-сдаточные акты , наряды , квитанции и т.п.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации , от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером .

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами , подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

· Сводные документы — вторичные бухгалтерские документы , составляемые на основе нескольких первичных документов и отражающие различные данные в укрупненном виде. К сводным документам относятся разработочные таблицы , группировочные ведомости , ведомости распределения расходов , отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов и др.

3. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций:

· Разовые документы — Документы о хозяйственных , финансовых операциях, составляемые однократно сразу же после завершения операции: приходный и расходный ордера , акты , требования , накладные .

· Накопительные документы сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных , оправдательных и бухгалтерского оформления.

4. По месту составления:

· Внутренние документы — документы, составленные на данном предприятии;

· Внешние документы — поступают от других предприятий.

5. По качественным признакам:

· Полноценные документы — составлены по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию;

· Неполноценные документы — не удовлетворяющие вышеперечисленным требованиям.

6. При применении сложной вычислительной техники бухгалтерские документы подразделяются по степени механизации учета на документы, составленные полностью или частично механизированным способом, а также заполняемые вручную.

Данные из первичных документов переносятся в учетные регистры.

Учетные регистры – это таблицы, предназначенные для ведения учетных записей, на основании первичных документов.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Понятие и виды бухгалтерских документов.

4.3. Понятие и виды бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документ (лат. documentum –доказательство) — основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при документальной ревизии, аудиторской проверке и судебно-бухгалтерской экспертизе.

Информация, отражаемая в документах на бумажных или машиночитаемых носителях, имеет одинаковую юридическую силу.

Бухгалтерский документ: а) отражает факт совершения хозяйственной информации; б) служит основанием для отражения операций на счетах; в) является средством предупреждения хищений товарно-материальных ценностей.

Виды бухгалтерских документов (по степени обобщения учетной информации):

1. Первичные учетные документы.

В соответствии со ч.1. ст.9 ФЗ №129 на их основании ведется бухгалтерский учет. К ним относятся: накладные, акты приема-передачи, расходные и приходные кассовые ордера; поручения, счета-фактуры, лицевые счета и др.

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, цехах, складах и т.п. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль за сохранностью собственности.

Основные требования , предъявляемые к первичным учетным документам:

· должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

· составлены в момент совершения хозяйственной операции, в исключительных случаях – непосредственно после ее окончания;

· исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

· заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Не допускается внесение поправок в первичные документы, не подтвержденных участниками хозяйственных операций, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Составляемые первичные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, и иметь для придания им юридической силы соответствующие реквизиты. При создании унифицированной формы документа разрабатывается формуляр-образец – общая модель построения всех документов системы (ГОСТ Р.6.30-2003).

Реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимее) являются сведения о хозяйственно-финансовой операции, указанные в бухгалтерском документе. К числу основных и обязательных реквизитов относятся:

— наименование документа (накладная, акт, счёт-фактура, расходный кассовый ордер и т.п.);

— место и дату составления;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном измерении);

— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, печать; печать; эмблема организации, визы, отметка о контроле и другие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено записью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ с указанием даты исправления. Исправления не допускаются: 1) в кассовых документах (приходный, расходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга); 2) в банковских документах (платежное поручение, платежное требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

1. Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам операций) пред­назначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтер­ской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в спе­циальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных лис­тах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помо­щью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

2. Документы бухгалтерской отчетности — это единая система документальной отчетнос­ти на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей груп­пируется в определенные формы и характеризует финансо­во-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный пе­риод.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за ис­ключением отчетности бюджетных организаций, составляют (п.2 ст.13 ФЗ «О бухгалтерском учете»): а) бухгалтерский баланс (форма № 1);отчет о финансовых результатах (форма № 2);отчет о движении капитала (форма № 3);отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); аудиторское заключение (если организация подлежит обя­зательному аудиту); пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 15 ФЗ №129. Организации за исключением бюджетных и общественных организаций, обязаны предоставлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую — в течение 90 дней по окончанию года, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Классификация бухгалтерских документов осуществляется по следующим основаниям : 1) экономическому — в зависимости от их роли и значимости в учетном процессе; 2) правовому — в зависимости от качественных характеристик, которые позволяют их использовать при выявлении необоснованных отклонений от документооборота, а также в качестве доказательств при установлении признаков противоправной деятельности.

По первому основанию все применяемые в учете документы классифицируются по: а) назначению; б) отражению и охвату хозяйственных операций; в) количеству учитываемых позиций; г) месту составления; д) способу исполнения.

По назначению различают документы распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные Распорядительные содержат указание руководящих работников исполнителям хозяйственной операции (приказ, распоряжение, доверенность). Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции (накладная, акт на списание ценностей, отчет кассира, платежное требование). Для материально-ответственных лиц эти документы служат оправданием выдачи или получения каких-либо материальных ценностей. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании исполнительных и распорядительных документов, как для их обобщения, так и в целях использования в учетном процессе (группировочные ведомости, мемориальные ордера, справки, расчеты, карточки и т.д.). Комбинированные документы характеризуются тем, что с их помощью осуществляется несколько последовательных операций (кассовые ордера, авансовые отчеты).

По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы отражают конкретные хозяйственные операции и образуют основу текущего учета (накладные, чеки, кассовые ордера, счета-фактуры). Сводные документы составляются на основе первичных и обобщают их (кассовый отчет, отчет о расходе материалов и т.п.).

По способу охвата операций принято выделять разовые документы, которые отражают выполнение хозяйственной операции за один прием (чеки, платежные требования) и накопительные документы, составляемые в несколько рабочих этапов и отражающих однородные операции за определенный период времени (лимитно-заборная карта, накопительная ведомость, табели учета рабочего времени).

По количеству учитываемых позиций документы подразделяются на однострочные, имеющие одну учетную позицию, и многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы отражают совершение хозяйственных операций внутри предприятия (накладные, кассовые ордера и т.д.). Внешние документы связаны с взаимоотношением предприятия со своими партнерами по экономической деятельности. Данные документы поступают от сторонней организации (платежное поручение, счет-фактура).

По способу исполнения различают документы, составляемые: а) ручным способом; б) механизированным способом, т.е.

Классификация документов в бухгалтерском учете

исполненные на пишущей машинке или персональном компьютере. Компьютерное оформление бухгалтерских документов в настоящее время получила широкое распространение. В статье 3 ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» закреплено, что «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Из определения следует, что законодатель не ставит разграничений в юридической значимости между обычным (бумажным) и электронным документами.

По второму основанию в юридической практике выделяют доброкачественные (полноценные) и недоброкачественные документы.

Доброкачественными (полноценными) признаются документы, отвечающие требованиям ст.9 ФЗ №129. Для классификации документов по качественным признакам целесообразно использовать следующие критерии доброкачественности документов.

1. Формальный критерий предусматривает составление документа по определенной форме. В России широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов. Экономические субъекты и используют их на различных участках финансово-хозяйственной деятельности, отражая ту или иную операцию на бланках соответствующих первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная с наименования хозяйствующего субъекта и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию.

2. Критерий законности подразумевает, что хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию, и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации должен обеспечивать главный бухгалтер.

3. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты, данные лиц, участвующих в ней, и др. Своевременное и реальное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию должны обеспечивать лица, оформивших документ.

Бухгалтерские документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными.

Недоброкачественные документы с учетом нарушенных требований можно разделить на три группы:

— неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом). Подобные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету.

— отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.).

— отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие «фиктивный документ» (от лат. fictio — вымысел) — это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется.

Поскольку бухгалтерские документы несут в себе информацию о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей, то они могут быть бестоварными или безденежными.

Бестоварными называются содержащие все реквизиты документы (накладная, счет-фактура), по которым в действительности передача товара не осуществлялась.

Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.

Классификация бухгалтерских документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать .

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по порядку составления;
• по способу отражения;
• по числу учитываемых операций;
• по месту составления;
• по способу заполнения;
• по основанию носителя.

По назначению:

— распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

— исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

5.3 Классификация бухгалтерских документов

Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

— документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

— комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

— материальные документы отражают движение товарно-материальных ценностей.

— расчетные документы по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.

— денежные документы по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.

По порядку составления:

— первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

— сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения:

— разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По числу учитываемых операций:

— односторонние документы содержат одну учетную позицию.

— многосторонние содержат две и более учетных позиций.

По месту составления:

— внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По способу заполнения:

— документы , составленные ручным путем, заполняются вручную.

— документы , выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

По основанию носителя: бумажный и машинный.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета:

1 уровень. Законы РФ и указы Президента РФ (налоговый кодекс; ФЗ №402; положение по введению бухгалтерского учета «бухгалтерской отчетности ‘98»).

2 уровень. Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).

3 уровень. Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.

4 уровень. Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).

Учетная политика предприятия – приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Лимитно заборная карта в строительстве м 28

Бухгалтерские документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в связи с тем, что посредством их осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности. Юридическую информацию они содержат, поскольку в них отражаются исчерпывающие представления о совершенном факте в деятельности хозяйствующего субъекта и обеспечение этих фактов доказательственной силой.

Классификация бухгалтерских документов осуществляется по двум основаниям: 1) экономическому – в зависимости от их роли и значимости в учетном процессе; 2) правовому – в зависимости от качественных характеристик, которые позволяют их использовать при выявлении необоснованных отклонений от документооборота, а также в качестве доказательств при установлении признаков противоправной деятельности.

По первому основанию все применяемые в учете документы классифицируются: по назначению, отражению и охвату хозяйственных операций, количеству учитываемых позиций, месту составления и способу исполнения.

По назначению различают документы распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные содержат указание руководящих работников исполнителям хозяйственной операции (приказ, распоряжение, доверенность). Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции (накладная, акт на списание ценностей, отчет кассира, платежное требование). Для материально-ответственных лиц эти документы служат оправданием выдачи или получения каких-либо материальных ценностей. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании исполнительных и распорядительных документов как для их обобщения, так и в целях использования в учетном процессе (группировочные ведомости, мемориальные ордера, справки, расчеты, карточки и т.д.). С помощью комбинированных документов (кассовые ордера, авансовые отчеты) осуществляется несколько последовательных операций. Например, расходный кассовый ордер содержит подпись (распоряжение), указание распорядителя кредитов о выдаче денег и подтверждение об их выдаче из кассы и о получении (подпись кассира и получателя).

По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы отражают конкретные хозяйственные операции и образуют основу текущего учета (накладные, чеки, кассовые ордера, счета-фактуры). Сводные документы составляются на основе первичных и обобщают их (кассовый отчет, отчет о расходе материалов и т.п.).

По способу охвата операций принято выделять разовые документы, которые отражают выполнение хозяйственной операции за один прием (чеки, платежные требования), и накопительные, составляемые в несколько рабочих этапов и отражающие однородные операции за определенный период времени (лимитно-заборная карта, накопительная ведомость, табели учета рабочего времени).

По количеству учитываемых позиций документы подразделяются на однострочные, имеющие одну учетную позицию, и многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы отражают совершение хозяйственных операций внутри предприятия (накладные, кассовые ордера и т.д.), а внешние – взаимоотношения предприятия со своими партнерами по экономической деятельности. Данные документы поступают от сторонней организации (платежное поручение, счет- фактура).

По способу исполнения различают документы, составляемые: а) ручным способом; б) механизированным способом, т.е. исполненные на пишущей машинке или персональном компьютере. Законодатель не делает различий в юридической значимости между обычным (бумажным) и электронным документами.

По второму основанию в юридической практике выделяют доброкачественные (полноценные) и недоброкачественные документы.

Доброкачественными (полноценными) признаются документы, отвечающие требованиям ст. 9 Закона № 402. Для классификации документов по качественным признакам целесообразно использовать следующие критерии доброкачественности документов.

1. Формальный критерий предусматривает составление документа по определенной форме. В России широко применяются типовые межведомственные формы различных первичных документов. Экономические субъекты используют их на различных участках финансово-хозяйственной деятельности, отражая ту или иную операцию на бланках соответствующих первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная с наименования хозяйствующего субъекта и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию.

Одним из наиболее грубых нарушений, отрицательно влияющих на защитные функции бухгалтерского учета, является так называемая "инверсия", т.е. составление взаимосвязанных документов в обратной последовательности. Например, документы об оприходовании готовой продукции из цеха на склад (акт приемки-передачи, накладная внутрихозяйственного назначения, реестр сданной на склад готовой продукции и т.д.) составляются позднее и на основе накладных об отпуске этой же продукции покупателям, в результате чего появляется неучтенное количество готовой продукции на складе. При данном порядке изъятие ценностей на любом промежуточном этапе (на склад продукции) не вызовет недостачи или несоответствия в документах. Такое нарушение может рассматриваться как условие, способствующее совершению противоправных деяний.

• 2. Критерий законности подразумевает, что хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Контроль соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ должен обеспечивать главный бухгалтер.
• 3. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты, данных лиц, участвующих в ней, и др. Своевременное и реальное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию должны обеспечивать лица, оформившие документ.

Бухгалтерские документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными.

Недоброкачественные документы в зависимости от нарушенных требований можно разделить на три группы:

• 1) неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (подписи, даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом). Подобные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету;
• 2) отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.). Данные документы отражают как незаконность содержания операции (передача материальных ценностей без законного основания), так и нарушения технологии учетной работы (отпуск товаров сверх указанного в накладных количества);
• 3) отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие "фиктивный документ" (от лат. fictio – вымысел) – это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется. Данный документ может быть изготовлен от имени как несуществующей организации, так и реально существующей. Он может быть зарегистрирован в сводном документе, но в действительности никогда не существовал. В связи с этим фиктивный документ не может рассматриваться как поддельный, поскольку нельзя подделать то, чего не существовало.

Поскольку бухгалтерские документы несут в себе информацию о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей, они могут быть бестоварными или безденежными. Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.

Бестоварными называются содержащие все реквизиты документы (накладная, счет-фактура), по которым в действительности передача товара не осуществлялась.

Оформление бестоварных документов может осуществляться с целью:

• – представления подложных данных о фактическом расходовании сырья и материалов на производство с последующим их хищением;
• – выдачи сторонним предприятиям и фирмам заведомо фиктивных документов для прикрытия их противозаконных действий;
• – составления фиктивных или изменения подлинных документов в целях сокрытия недостачи материальных ценностей, образовавшейся вследствие хищения.

Безденежные документы могут использоваться подозреваемыми с целью сокрытия излишков и недостач.

При проверке документов представителями правоохранительных и контролирующих органов на предмет их подлинности необходимо учитывать, что они могут содержать в себе случайные ошибки (дату совершения хозяйственной операции, ее объем и др.), связанные с невнимательностью, неопытностью материально ответственного лица, а также незнанием им основ учетной работы.

Бухгалтерские документы имеют существенное значение при выявлении и расследовании преступлений экономической направленности в связи с тем, что являются носителями юридически значимой информации. Предпосылкой успешного использования различных бухгалтерских документов в предупреждении, обнаружении и раскрытии хищений, должностных и хозяйственных преступлений является знание работниками правоохранительных органов документооборота.

Целенаправленное исследование документов в юридической практике дает юристу представление о многообразии возможных нарушений связей между учетными документами и отраженными в них хозяйственными операциями, а также между самими документами; помогает разобраться в бухгалтерских документах, не прибегая к помощи специалиста-бухгалтера; позволяет целенаправленно осуществлять активную поисковую работу и реализовывать проверенные сведения о выявленных нарушениях либо в целях профилактики, либо для раскрытия преступления. Вместе с тем исследуемые юристом документы могут в дальнейшем являться объектом анализа при проведении документальной ревизии, аудиторской, налоговой проверки и судебно-бухгалтерской экспертизы.

Особое значение для юристов имеет умение выявлять признаки подлогов в учетных и бухгалтерских документах. Подлоги могут проявляться в виде несоответствия определенных действий участников кредитно-денежных сделок по времени, месту, отклонений от порядка осуществления учетных операций, установленного нормативными актами, нелогичности и нецелесообразности операции, несоответствия между различными экземплярами одного документа, несоответствия штампов и печатей названию предприятия, подчисток, исправлений и т.п.

Подложные бухгалтерские документы с позиции криминалистической практики делятся на два вида: фальсифицированные (измененные с помощью материального подлога) и содержащие заведомо ложные сведения (составленные посредством интеллектуального подлога).

Материальный подлог (подделка, фальсификация) означает внесение непосредственных изменений в реквизиты документа. Наиболее типичными видами данного подлога являются: подчистка, дописка, дорисовка, травление и смывание, техническая подделка подписи, подделка печатей и штампов.

Подчистка – механическое уничтожение отдельных записей, знаков, штрихов или реквизитов документов. При этом на месте первоначальных записей выполняются новые или к оставшимся штрихам дописываются отдельные элементы букв, цифр. Признаками подлога, на которые обращает внимание сотрудник милиции, являются: взъерошенность волокон и утончение слоя бумаги (на просвет), остатки штрихов первоначальных записей и их различие в цветовом оттенке, нарушение разлиновки на бухгалтерском документе.

Дописка, дорисовка – изменение первоначального текста документа путем внесения в него отдельных записей и слов. Дописка (допечатка) включает добавления слов и знаков. Ее признаками являются: нарушение интервалов между словами, строками, наличие записи на полях документа, цветовой оттенок чернил, которыми осуществлена дописка, неестественное расположение текста относительно линии строки. Дописки запятых могут производиться в графе "количество товара" (401 кг изменяется на 40,1 кг). О дорисовке отдельных элементов букв и цифр свидетельствуют извилистость штрихов, нестандартная конфигурация знаков (например, изменение цифры "5" па "6", "3" на "8", букв "с" на "о") и т.п.

Для выявления фактов дописки, дорисовки цифр, подделки почерка материально ответственных лиц в документах назначается почерковедческая экспертиза.

Травлением и смыванием уничтожается первоначальный текст, как правило, рукописных документов. Признаками данного способа являются: наличие расплывов красителя в штрихах текста, матовых, желтых пятен на отдельных частях документа. Документы, в которых имеются признаки травления, изымаются сотрудниками правоохранительных органов и направляются на исследование в экспертные учреждения, где с помощью люминесценции специалистами просматриваются зоны предполагаемого травления. При неполном травлении или смывании могут быть установлены фрагменты первоначальных записей.

Техническая подделка подписи производится путем ее перекопирования с другого документа. Признаками подделки являются извилистость штрихов, замедленный темп исполнения, следы остановок пишущего прибора, наличие карандашных штрихов подготовки подписи. В настоящее время очень часто встречаются факты подделки гарантийных писем (чаще всего подделки подписи главного бухгалтера, отказывающегося выдать гарантии вследствие плохого финансового состояния предприятия).

Подделка оттисков печатей и штампов производится нанесением оттисков печатями кустарного производства. Признаками могут являться нестандартность букв, различные расстояния между буквами и словами.

Другой вид подлога – интеллектуальный – характеризуется изготовлением документа, правильного по форме, но содержащего факты, полностью или частично не соответствующие действительности (отражение в расходных документах иного товара вместо фактически отпущенного, однако на такую же общую сумму, несоответствие титульного листа устава предприятия его фактическому содержанию и т.д.).

Например, руководитель межотраслевого объединения "Индустрия" изменил содержание законно зарегистрированных положения и устава возглавляемой им организации. Оставив титульный лист с гербовой печатью, он заменил текст, предусматривающий права созданной им организации, дополнив их правом создания, реорганизации и ликвидации объединений и предприятий. В результате этого должностного подлога он получил возможность регистрировать и создавать новые предприятия, обладающие правом юридического лица. При этом в банк он представил поддельные документы и открыл расчетные счета на ряд фиктивных предприятий.

С помощью интеллектуального подлога в документах отражаются ложные сведения об отдельных сторонах действительно совершенной хозяйственной операции. Искажение сведений чаще всего касается суммы денежных средств, количества, качества товара и др. Например, изменение суммы выданных по платежной ведомости денег путем ее завышения и занижение депонированной заработной платы. Лицо, совершающее данный подлог, заранее осведомлено о незаконности совершенной им хозяйственной операции.

Интеллектуальные подлоги устанавливаются проверяющими лицами при осмотре черновых записей, которые часто ведут материально ответственные лица. Наиболее эффективным приемом выявления данных подлогов является изучение документов и отраженных в них операций, содержания документов, копий или вторых экземпляров.

Признаками подложных документов являются:

• – отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их в меньшем количестве, чем отпущено поставщиком;
• – отсутствие платежного требования-поручения предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;
• – несоответствие данных в документах о движении материальных ценностей и товарно-транспортных накладных;
• – несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;
• – отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельствующих о перевозке материалов;
• – наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были в приходе, и др.

Для выявления подложных документов в юридической и контрольно-ревизионной практике широко используются приемы проверки отдельного документа, включающие в себя формальную, нормативную и арифметическую проверки.

Формальная проверка – это внешний осмотр бухгалтерского документа, изучение и сопоставление его реквизитов.

Начальная стадия осмотра может привлечь внимание проверяющего к отдельным отклонениям от формальных требований:

• – отклонению от правил составления и оформления документов. Первичные документы составляются по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Все самостоятельно разрабатываемые формы документов подлежат обязательному утверждению в составе иных документов, утверждаемых при формировании учетной политики;
• – отсутствию каких-либо реквизитов (печати, подписи, части текста и т п.). Обязательные реквизиты документа находят закрепление в ч. 2 ст. 9 Закона № 402;
• – наличию сомнительных реквизитов, свидетельствующих о признаках материального подлога (подчисток, травления, подклеек, приписок иных изменений цифровых и текстовых записей);
• – наличию излишних реквизитов, что свидетельствует, как правило, о стремлении преступника придать документу наибольшую достоверность и силу. К их числу относятся различные пометки, посторонние записи на тексте документа, которые могут быть как напоминанием сущности совершенного подлога, так и сигналом для сообщников;
• – несоответствию документов реальной обстановке их составления, использования и хранения (чистые, немятые и др.);
• – противоречию между реквизитами документа. Противоречия бывают формальные, т.е. между самими реквизитами (например, несоответствие между штампом и печатью по названию предприятия), и логические, проявляющиеся в необычном их сочетании или находящиеся в противоречии с нормальной хозяйственной деятельностью предприятия вообще либо отдельно взятой хозяйственной операцией. Например, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, может не совпадать с его наименованием на печати либо дата па первичном документе указывает на праздничные и выходные дни, когда предприятие не работало.

Успех применения формальной проверки при выявлении признаков преступлений находится в прямой зависимости от знания юристами порядка заполнения бухгалтерских документов, слабых звеньев в учетном процессе, уязвимых хозяйственных операций, используемых подозреваемыми в своих корыстных целях; применения апробированных ревизионной практикой приемов распознавания доброкачественности документов.

Нормативная проверка заключается в изучении документа с точки зрения соответствия действующим законам, нормативным актам, инструкциям, правилам, ГОСТам, ОСТам, ТУ, нормам расхода сырья, правильности применения расценок, размеру налогов и т.п., а также целесообразности отраженной в нем хозяйственной операции. Подобная проверка позволяет выяснить правомерность различных хозяйственных операций и установить факты нарушения различных правил, инструкций. Например, незаконный зачет пересортицы товаров, правильность применения норм естественной убыли к отдельным видам товаров, превышение лимита остатков наличных денег в кассе и др.

Существуют объективные ограничения использования нормативной проверки работниками правоохранительных органов. Они связаны с наличием большого числа действующих правил оформления различных учетных документов. При этом наряду со знаниями бухгалтерского учета очень часто возникает необходимость изучения нормативного материала, относящегося к технологии, товароведению, налогообложению, экономике и др.

Арифметическая (счетная) проверка заключается в установлении правильности сделанных в документе подсчетов итоговых сумм. С ее помощью можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами. Названные несоответствия могут быть выявлены как по горизонтальным (например, при умножении или сложении), так и по вертикальным строчкам (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме – и в количественном, натуральном, и в стоимостном выражении). Такая проверка также позволяет установить правильность вычисления процентов, умножения количественных показателей на целостные и т.п.

Этот метод наиболее часто применяется в сочетании с другими приемами контроля, что позволяет не только осуществить счетную проверку бухгалтерской отчетности и балансов, но и изучить состояние расчетных взаимоотношений с налоговыми органами но налоговым платежам, с банками по кредитованию, а также другими организациями по различным счетам.

Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, как правило, оформляются документами.

Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтвер­ждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении спо­ров между организациями и лицами.

Документация – процесс оформления хозяйственных операций документами.

Документация является начальной стадией учетной работы. Документация предназначена для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия. Документ является носителем экономической информации и единственным основанием отражения хозяйственной информации в учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1) по назначению;

2) последовательности (времени) составления;

3) способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;

4) месту составления;

6) способу заполнения;

7) воспроизведению информации;

8) срокам хранения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· распорядительные;

· оправдательные (исполнительные);

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные - это документы, которые содержат рас­поряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверен­ности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значе­ние, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бух­галтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различ­ного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распоряди­тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое рас­пространение, так как объединение признаков ряда документов со­кращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комби­нированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент со­вершения операции. Сводные составляются позже на основе пер­вичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ра­нее полученной под отчет.

По способу использования (степени охвата операций) доку­менты классифицируются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько одно­родных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйствен­ные операции в течение определенного периода (дня, декады, ме­сяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество доку­ментов и расход бланков.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со­вершаемых в организациях, выписывается большое число доку­ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал­терских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус­тановления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов – это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы оформленные вручную, с помощью средств вычислительной техники.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответству­ющим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка – копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Совершающиеся в процессе деятельности организаций хозяйственные операции разнообразны по своему содержанию. Этим обуславливается различие форм и содержания документов, которыми оформляются хозяйственные операции. Различия в документах вызываются также способами их оформления и последующей обработки в учетном процессе.

Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам (таблица 5.2).

Таблица 5.2 - Схема классификации бухгалтерских документов

Окончание таблицы 5.2

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1) по назначению;

2) месту составления;

3) степени обобщения информации;

4) способу охвата операций.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные, документы бухгалтерского оформления и нормативные.

К распорядительным документам относятся письменные распоряжения уполномоченных лиц на выполнение определенных хозяйственных операций: приказы, распоряжения, записки о приеме и увольнении с работы, об отпуске и др. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение и составляются в момент совершения операции. К ним относятся различные ведомости по заработной плате, акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счета, платежные требования на отпущенную продукцию и др.

Чаще всего на практике применяются комбинированные документы, которые объединяют признаки распорядительных и оправдательных. Они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования и накладные на отпуск материалов, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет, наряды и др.

Так, например, требование на отпуск материалов содержит не только количество затребованного материала и подписи лиц по строке "Затребовал" и "Разрешил", но и фактическое количество отпущенного материала и подписи лиц по строкам "Отпустил" и "Получил". Аналогичным комбинированным документом является и наряд на сдельные работы, где указывается не только заданная работа и ее объем, но также и фактическое исполнение задания с соответствующими подписями и показателями.

К отдельной группе относятся документы бухгалтерского или учетного оформления (комбинированные).

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Они составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных документов и предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на том предприятии (организации, учреждении), где произошла (совершилась) хозяйственная операция (приходный кассовый ордер). Эти документы не выходят за пределы организации.

Внешние документы поступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, платежное требование о перечислении денег за отпущенную продукцию, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По степени обобщения информации бываютпервичные и сводные документы.

Первичные документы отражают факт совершения отдельных хозяйственных операций и составляются в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа служит приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относят авансовый отчет, который заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом, расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных первичных данных об операциях.

По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

К разовым относятся документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примером таких документов служат требования, кассовые ордера, денежные чеки, накладные и др.

Накопительные или многоразовые первичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями. Эти переменные данные по операциям записываются в документ по мере их осуществления и подтверждаются подписями участников или другим установленным способом. Окончательное оформление документа и передача его в бухгалтерию осуществляются в установленное время, но, как правило, не позже конца месяца.

Такими документами являются лимитно-заборные карты или ведомости на отпуск материалов, маршрутные карты по обработке партии деталей и начислению по ней заработной платы, ведомости учета выработки и др. Накопительные документы экономят время и бумагу на оформление операций, но ограничивают время при обработке их в конце месяца, а также затрудняют группировку (расчленение) информации.

Кроме названных, существует еще целый ряд классификационных признаков для группировки документов.

По виду материальных носителей информации документы делят на традиционные (бумажные) и машинные (технические). Машинные носители информации, наряду с огромными достоинствами в обработке и записи данных, имеют и ряд недостатков, например, для их визуального просмотра и расшифровки необходимы специальные устройства-дисплеи, автоматические печатные устройства, датчики и др. Нет надежных способов подтверждения данных типа печати и подписей лиц, способов защиты в виде бланков, выполненных на специальной бумаге, надежного хранения и т. п. Тем не менее, благодаря этим носителям и современной счетной технике в бухгалтерском учете и других сферах деятельности человека в настоящее время происходит поистине революционный переворот, а в бухгалтерском учете наступает "эра безбумажной бухгалтерии".

По степени использования техники различают документы, заполненные вручную, машинным способом и полученные автоматически.

Документация является основой учета, поэтому от того, как организован первичный учет и каково качество бухгалтерских документов, зависят своевременность и точность отражения хозяйственных операций, последующее принятие управленческих решений и в конечном счете результаты деятельности организации.

Путями совершенствования первичного учета и бухгалтерских документов являются:

1) унификация документов и их материальных носителей, т.е. создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей национальной экономики (например, кассовые ордера, банковские документы и др.);

2) стандартизация документов, т.е. создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов;

3) автоматический съем первичных данных;

4) широкое применение вместо бумажных технических носителей, терминалов, видеозаписей;

5) сокращение количества документов, не несущих полезных данных для управления;

6) освобождение документов от производственных показателей;

7) изъятие постоянных реквизитов и использование базы данных (БД) и распределенной базы данных (РБД);

8) введение показателей, необходимых для контроля, анализа.